Organiser son espace de travail : pourquoi est-ce important ?

Lorsqu’on passe de nombreuses heures chaque jour dans un bureau, son atmosphère et la qualité de travail permise par ses équipements ont une influence sur notre productivité et notre inspiration. On sait désormais que le bien-être au travail est vecteur de concentration, de créativité et de performances : l’aménagement et la décoration de l’espace y contribuent largement. Aussi, il est important de comprendre comment bien organiser son espace de travail. 

Au quotidien, un espace de travail bien organisé est synonyme de gain de temps précieux - qu’il s’agisse de trouver plus rapidement un document ou d’être plus concentré en travaillant dans un espace rangé et aéré. Dans le travail, encombrement et désordre riment avec attention perturbée et stress. Comment ne pas se sentir submergé, face à un bureau recouvert de piles de dossiers ? En particulier si vos fonctions sont polyvalentes ou que vous intervenez simultanément sur de nombreux sujets, bien organiser son espace de travail est la clé de la productivité et de la sérénité. 

Espace de travail : vos envies de mobilier adaptées à vos besoins

Pour savoir comment bien organiser son espace de travail, l’analyse de vos besoins est un point de départ. Vos attentes doivent évidemment être mises en rapport avec l’espace dont vous disposez et ses caractéristiques (contraintes architecturales, par exemple). 

Voici quelques-unes des questions à vous poser pour imaginer un espace de travail bien organisé : Quelle est la nature de vos activités quotidiennes ? Avez-vous besoin d’accéder facilement à des dossiers et de faciliter leur classement ? Devez-vous stocker du matériel ou des données de façon sécurisée ? Avez-vous besoin de mobilier de rangement pour entreposer du matériel professionnel plus volumineux ou de nombreux documents ? 

Dans un bureau de direction, on est fréquemment amené à recevoir des publics externes (clients, prospects, fournisseurs…) Pour bien organiser votre espace de travail, pensez aussi à dédier un espace distinct à ces réunions - à moins d’opter pour un bureau de direction suffisamment large pour recevoir vos visiteurs. 

Les conseils pour bien organiser son espace de travail

Organiser un espace de travail alliant fonctionnel et détente

Pour organiser un espace de travail qui favorise le bien-être et la performance, éviter l’encombrement est l’une des clés. Cette démarche passe par le fait de déterminer ce qui est utile ou non, et par le choix de mobilier et d’accessoires adéquats. Avant tout, un espace de travail bien organisé doit faciliter quotidiennement les tâches qu’on y réalise. 

Favoriser le bien-être passe aussi par la personnalisation de l’espace de travail pour son occupant. Les nombreuses possibilités de réglages des meubles de bureau permettent d’aménager des espaces qui correspondent à la morphologie et aux usages de chacun. Le choix de mobilier ergonomique est préconisé, ainsi que le respect de certaines bonnes pratiques en matière d’éclairage, d’orientation de l’écran, de hauteur de siège, etc. En personnalisant et en organisant votre espace de travail de façon adéquate, vous luttez contre la fatigue visuelle ou encore les maux de dos engendrés par une mauvaise posture. 

Recenser l'existant et dresser une liste de vos besoins

S’il s’agit de repenser l’organisation d’un bureau existant, la première démarche consiste à recenser l’existant. Pour dresser la liste de vos besoins, le mot d’ordre est : désencombrer. Recensez les documents, matériels, accessoires qui encombrent votre bureau et demandez-vous s’ils vous sont encore utiles et si vous avez besoin d’y accéder au quotidien. Il y a fort à parier que certains dossiers n’ont rien à faire sur votre bureau et pourraient être classés dans une armoire de rangement, pour une consultation occasionnelle. 

Une fois que vous aurez répertorié les documents, équipements informatiques et divers matériels indispensables au quotidien, vous pourrez entreprendre de les ranger. Peut-être qu’il faudra compléter votre aménagement de bureau avec du mobilier de rangement, comme des tiroirs, caissons ou armoires, pour permettre une bonne organisation de votre espace de travail. 

Tables, fauteuils et rangements : bien organiser son espace de travail

Si le bureau est incontournable dans un espace de travail, les tables et les fauteuils le sont tout autant. Pour recevoir des clients ou tenir des réunions internes, installer une table avec des chaises ou fauteuils instaure un climat plus propice à l’échange. Dans un bureau de direction, on choisira une table élégante et des fauteuils confortables : au-delà de l’aspect fonctionnel, c’est aussi l’image de l’entreprise auprès de ses visiteurs, qui est impliquée. 

Pour bien organiser son espace de travail, les rangements sont incontournables. C’est en tenant compte de leur fréquence d’utilisation, que l’on classe efficacement ses affaires. On gardera à portée de main un agenda ou des fournitures, et à proximité les dossiers en cours ou le courrier du jour. En revanche, les fournitures à usage ponctuel ou les documents sensibles trouveront davantage leur place dans un caisson de rangement.